Digital Delivery

  • Digital Delivery est une solution innovante pour votre courrier entrant.
  • Les gros volumes de courrier entrant nécessitent toujours un traitement intensif.

Flow DigitalMailroom

  • Digital Delivery prend en charge pour vous ce processus onéreux !
    • Digital Delivery vous livre votre courrier entrant sous forme d'information numérique.
    • Nous pouvons vous les fournir de trois façons.
    • Nous les livrons à :     Votre serveur  
      SERVER
    • Vos employés  
      EMPLOYEES
    • Vos systèmes  
      SYSTEMS
  • Avec Digital Delivery, vous profitez pleinement des effets positifs de la dématérialisation de votre courrier entrant.
  • Digital Delivery transforme votre courrier entant en information numérique dans un format prêt à être traité par vos services.

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  • Votre courrier est trié dans nos centres de tri dans tout le pays.
  • Tout votre courrier entrant est rerouté automatiquement et envoyé vers notre centre de scanning sécurisé, sans que vous ayez besoin de changer d'adresses ou d'apporter des changements significatifs à vos processus existants.
  • Votre courrier entrant (documents de travail et administratifs, factures, etc.) est ouvert et scanné dans notre environnement sécurisé, garantissant le plus haut degré de confidentialité. Notre processus de scanning répond aux critères les plus stricts et est totalement conforme aux directives légales et postales, dans le plus grand respect de votre vie privée.
  • Nous numérisons votre courrier dans un format répondant à vos besoins et notre logiciel de dispatching transfère automatiquement et immédiatement vos documents numérisés, à partir de 9 ou 11 heures du matin. Ce dispatching précoce vous permet, ainsi qu'à vos employés, de traiter le courrier entrant sans délai, tout en profitant de tous les avantages des documents numérisés et de l'archivage électronique.
  • Votre courrier entrant est alors numérisé, et vous avez le choix entre trois méthodes de distribution de votre courrier :
  • Accélère votre accès aux informations et accélère les processus de traitement de vos documents.
  • Réduit le temps de traitement interne, selon l'encodage du courrier entrant.
  • Permet déliminer des activités humaines très gourmandes en temps.
  • Evite les erreurs d'encodage.
  • Rend le partage et l'accès aux informations plus aisé, plus rapide et plus facile.
  • Nos promesses
    • Augmenter votre efficacité
    • Améliorer la qualité de votre service
    • Réduire vos coûts
  • Qualité des images et des données
    • Des contrôles de qualité sont effectués sur un échantillon représentant jusqu'à 3% du volume total pour vérifier si la qualité du service correspond aux SLA de 99.7%. Dans 99.7% des cas, les métadonnées doivent être alignées sur les informations effectives sur les documents en papier.
    • Les divergences sont automatiquement corrigées.
  • Certification ISO 9001/2000
    • eXbo est certifié 9001/2000 et a fait l'objet de différents audits internes et externes.
  • SLA pour la distribution numérique
    • La distribution électronique des documents dispatchés automatiquement au destinataire : jour de distribution par La Poste à partir de 9 heures pour le courrier normal et à partir de 11 heures pour le courrier recommandé,
    • Distribution de documents sur papier (scanné ou non scanné) : premier jour ouvrable après remise par La Poste,
    • 100% de tout le courrier vous est remis physiquement,
    • 100% de tous les documents scannés vous sont remis sous forme électronique,
    • Toutes les pages faisant partie d'un document sont scannées, si c'est possible,
    • 99% de disponibilité de l'application,
    • < 5% de divergence autorisée,
    • Distribution du courrier physique dans des boîtes d'archive : J+1,
    • 99.7% de concordance des métadonnées avec les informations originales sur les documents scannés.

Case Study Digital Delivery

How customer satisfaction can be improved dramatically and efficiency can be boosted with a userfriendly document management solution.

  • Summary

    Challenge

    A company working with a reseller network signs up about 400.000* contracts a year, and faces problems as a result of unoptimized document management of these contracts.
    Problems were:

    • Customers contested they signed a contract. This resulted in:
      • cancellation of contracts because the contract could not be found,
      • and sometimes expensive court cases.
    • The company needed a more precise and transparent support for its commission calculation system.

    Approach

    The contracts were sent to our scan centre to be digitalised and entered into an CRM system, data, as well as images of the contract. The contract information is available to all parties and contesting a signed contract is no longer possible.

  • Background to the customer

    The company is a major telecom player, signing up contracts about 400.000*contracts a year in a widespread retail network all over the country, but with one central customer service.

  • Who was involved
    • De Post: weekly pick-up of contracts at dealers and transport to eXbo.
    • eXbo: scanning, archiving and sending information to customer.
    • Customer: preparing CRM software to integrate data image into CRMsystem.
  • The problems and how we tackled them
    • Centralisation of contracts from dealer network

      De Post and eXbo organise a weekly pick-up of contracts at dealers to transport them to the eXbo scan centre.

      Our customer doesn’t need to focus on a non-core activity. eXbo and De Post have a widespread transport network that efficiently manages this process.

    • Digitalisation of documents

      eXbo scans the contracts and indexes on card number and sends data image to CRM tool of customer.

      Data is indexed and can easily be linked to unique code (card number).

      Communication with the end consumer can now always be linked to this number, which will also allow to retrieve info efficiently.

    • Integration of data in CRM tool

      The data with list of activated cards is integrated in the CRM tool.

      Reporting on mismatching helps to save contracts otherwise "lost":

      • Search for missing contracts of activated cards can be started.
      • Overview of not activated cards, but contract in our possession: customer can be motivated to activate card.

      Customer care works efficiently with all information a few mouse clicks away: more calls can be dealt with in less time, customer satisfaction improves due to better service.

      Customer contests can easily be refuted, this results in important savings

      Lost or non activated contracts can be retrieved to activate anyway and increase customer satisfaction.

    • Archiving and availability

      Contracts are archived in a document management system offered by eXbo.

      Contracts are 24/7 available for customer care but also for lawyers, bailiff, etc.

      Documents can be accessed from various locations and by various stakeholders: time, efficiency gain as well as important savings.

  • Outcomes and impact

    Customer can fully focus on core activity.

    End consumer satisfaction is dramatically improved.

    Customer care and dispute handling process efficiency is boosted.

    Overall efficiency is improved by availability of documents.

    Major cost savings are realised.

    Before After
    Total yearly cost of contract management related problems: Total cost 1st year for new solution:
    180.000 EUR 100.000 EUR
    Savings 1st year : 45%

    For reasons of confidentiality the calculation was based on a fictitious number of documents. For a more precise calculation of what you can save with this solution, eXbo is more than happy to look at your particular situation and make a savings estimation.

  • What could we have done better?
    • Redesign contracts to make them more OCR-friendly.
    • Increase cost savings by optimising OCR.
  • Next steps
    • Direct sending of customer contracts from retailers to PO box for daily entry in system.
    • Add complaint management system to complete and optimise customer care doc mgmt.
    • Evaluate process regularly.
  • Key learning points

    Major cost savings can be realised by digitalisation.

    Customer satisfaction will dramatically increase.

    Other areas can always be improved – look further for other document flows to optimise your business.

  • Further information

    For more information, please contact Helena Verboven, Document Management Consultant, helena.verboven@exbo.be, 02/276 2395.

*For reasons of confidentiality the calculation was based on a fictitious number of documents.