Invoice Management

• Une équipe spécialisée se charge du traitement quotidien des factures entrantes dans votre entreprise, une tâche qui est aujourd'hui une activité manuelle, chronophage, critique et onéreuse.
  Saviez-vous que vous pouvez facilement améliorer considérablement votre efficacité tout en faisant des économies ?
• L'optimisation de la gestion de vos factures entrantes peut également améliorer vos relations avec vos fournisseurs. En fin de compte, le traitement manuel de vos factures peut entraîner des désagréments coûteux, ennuyeux et qui vous font perdre beaucoup de temps.
  Saviez-vous que la marge d'erreur peut être limitée à 3 pour 1000 ?

Présentation de la solution Invoice Management

• eXbo reroute vos factures fournisseurs vers son centre de scanning, ce qui influencera positivement la durée de traitement et les coûts.
• eXbo scanne quotidiennement vos factures entrantes. Grâce à la technologie innovante de l'OCR, les données, qu'il faut normalement retaper, sont automatiquement reconnues.
• Notre équipe d'opérateurs spécialisés contrôle ces données et corrige les erreurs ou les manquements.
• Après le traitement, vous recevez l'image numérique de la facture et un fichier de données validé. Ces données vous sont transmises en format électronique de votre choix, dans un délai contractuellement défini.
• Le fichier de données est alors prêt à être téléchargé dans votre progiciel ERP à des fins comptables.
• Vous pouvez également bénéficier des options suivantes :
  • Possibilité d'utiliser un flux de travail hautement convivial pour approuver les factures.
  • Dématérialisation de vos factures papier dans un système d'archivage électronique online (selon la législation en vigueur, les documents en papier peuvent alors être détruits).
  • La comparaison des factures reçues avec les contrats, les commandes ou les accusés de réception déjà intégrés dans le système ERP).

• Economies de coûts et efficacité accrue gràce à l'automatisation des procédures standard.
  • Plus de comptabilisations et d'encodages manuels, plus de travail de copie, plus de distribution ou d'archivage physique.
• Traçabilité complète.
  • L'archivage automatique permet d'accéder à toutes les factures en quelques clics de souris seulement. Le processus d'approbation s'effectue par e-mail ou online, ce qui permet un contrôle immédiat de chaque facture. Les factures ne se perdent plus et sont toujours disponibles.
• Réduction des délais d'attente.
  • Cette automatisation simplifie considérablement le processus de paiement des factures. Le délai pour le traitement complet d'une facture est considérablement réduit, ce qui permet une meilleure gestion du cash flow.
• Relations améliorées avec vos fournisseurs.
  • La procédure d'approbation et de paiement est plus efficace. Vous perdez moins de temps à assurer le suivi des problèmes. Un traitement rapide et efficace vous permet de profiter d'une réduction des paiements en liquide.

Case Study Invoice Management

Increased organisational efficiency and cost savings with eXbo invoice management.

• Summary

  Challenge

  Our customer is an international group with HQ in Belgium receiving 14.000 invoices per year from its 3 working companies. The processing of the invoices was a decentralised manual and thus expensive process, which needed to be automated and optimised. Furthermore the company also wanted the invoices to be centrally available in digital form.

  Approach

  eXbo redesigned the invoice processing flow and implemented an outsourcing solution. All supplier invoices were rerouted to a PO box daily emptied by eXbo. eXbo's scan centre scans the invoices, captures the data, and prepares the data for integration into the customer's SAP system. The invoices are approved via an online approval system and documents are made available in a digital archive.

• Background to the customer

  Our customer is an international company regrouping her activities in 2 branches. It recently created a 3rd branch with a substantial real estate portfolio (residential, commercial, industrial and offices).

• Who was involved
  • De Post: supplier invoices are sent to a dedicated PO box and transported to eXbo.
  • eXbo: invoice scanning, data capturing and translation, archiving and sending information to customer.
  • Customer: preparing SAP software for invoice data integration, communication of new PO box address to suppliers, reducing/reconverting accounting FTEs.
• The problems and how we tackled them
  • Rerouting and transporting invoices to eXbo scan centre

    Customer communicates PO box address change to suppliers.

    De Post/eXbo organises a daily transport to its scan centre to start automation process.

    Our customer doesn't need to focus on a non-core activity.

    Reception and transport of invoices are efficiently managed at lower costs.

  • Digitalisation of documents

    eXbo scans the invoices and captures the relevant data.

    The data is validated by our specialist team, leading to a maximum error margin of 0,03%.

    The data is sent to the customer for integration in their SAP system.

    Data capture is automated and made available for further efficient processing and consulting.

    Data are sent to SAP system of customer for further processing.

  • Data Integration in SAP and document management system

    The relevant data per invoice can be integrated in SAP.

    Online approval system.

    Reporting and tracking for efficient management:

    • Disputes can easily be refuted by track & trace.
    • Bottlenecks are identified.

    Invoices are 24/7 available.

    Invoice processing is optimised and greatly reduced in costs.

    Documents can be accessed from various locations and by various stakeholders.

    Improved relation with suppliers and cash payment reduction possible due to faster payments.

• Outcomes and impact

  Customer can fully focus on core activity.

  Elimination of hard copies.

  Invoicing process efficiency is boosted.

  Overall organisation efficiency is improved by availability of documents.

  Potential for cash payment reduction.

  Major cost savings are realised.

  Before	After
  Total yearly cost of invoice processing:	Total cost 1st year of new solution:
  210.000 EUR	162.250 EUR
  Savings 1st year : 33%

  For reasons of confidentiality the calculation was based on a fictitious number of documents. For a more precise calculation of what you can save with this solution, eXbo is more than happy to look at your particular situation and make a savings estimation.

• What could we have done better?
  • Add other subsidiary to flows to increase centralisation, automation and savings.
  • Improve workflow monitoring.
• Next steps
  • Automate other document flows to take even more advantage of automation.
  • Evaluate process regularly.
  • Combine integration of electronic and paper invoices via the CertiOne Platform, a B2B consolidator platform from our sister company Certipostthat that allows you to exchange data with suppliers and customers guaranteeing authenticity whilst keeping integrity. This offers a unique solution for secured translation, integration and archiving for paper and electronic invoices.
• Key learning points - 100 words

  Major cost savings by digitalisation due to outsourcing, automation and full variable costing.

  Faster data processing results in cash payment reduction.

  Webbased archive and track & trace:

  • Always have all documents a few mouse clicks away.
  • Identify and reduce bottlenecks for invoice approval.

  Other areas can always be improved – look further for other document flows to optimise your business.

• Further information

  For more information, please contact Peter Hooghe, Document Management Consultant, peter.hooghe@exbo.be,
  02/276 2046.

*For reasons of confidentiality the calculation was based on a fictitious number of documents.