Digital Delivery

  • Digital Delivery is een innovatieve oplossing voor uw inkomende post.
  • Grote hoeveelheden inkomende post vragen altijd om een intensief verwerkingsproces.

Flow DigitalMailroom

  • Digital Delivery neemt dit dure proces van u over!
    • Digital Delivery levert uw inkomende post aan als digitale gegevens.
    • We kunnen op drie manieren aanleveren.
    • We leveren aan uw:    Server  
      SERVER
    • Werknemers  
      EMPLOYEES
    • Systemen  
      SYSTEMS
  • Met Digital Delivery geniet u ten volle van de positieve effecten van de dematerialisatie van uw inkomende post.
  • Digital Delivery zet uw inkomende post om in digitale informatie in een formaat dat meteen kan verwerkt worden door uw departementen.

Content on this page requires a newer version of Adobe Flash Player.

Get Adobe Flash player
  • Uw post wordt gesorteerd in onze verschillende sorteercentra, verspreid over het hele land.
  • Al uw inkomende post wordt automatisch omgeleid en verstuurd naar ons beveiligd scancentrum zonder dat u uw adres dient te veranderen of andere ingrijpende aanpassingen moet uitvoeren.
  • Uw post wordt geopend in een beveiligde omgeving. Uw inkomende post (administratieve en informatieve documenten, facturen, etc.) wordt geopend en gescand in complete vertrouwelijkheid. Ons scanproces voldoet aan de strengste criteria en beantwoordt volledig aan de wettelijke postrichtlijnen, waaronder de wet op de privacy.
  • Wij digitaliseren uw post in het formaat dat u wenst. Onze distributiesoftware verstuurt onmiddellijk en volledig automatisch de gedigitaliseerde documenten tussen 9 en 11 uur 's morgens. Dankzij deze vroege distributie kunnen u en uw medewerkers de inkomende post zonder vertraging verwerken, terwijl u geniet van alle voordelen van gedigitaliseerde documenten en elektronische archivering.
  • U ontvangt uw inkomende post volledig digitaal. Deze kan op drie manieren worden aangeleverd:
  • Snellere toegang tot informatie en inkomende documenten.
  • Kortere interne verwerkingstijd voor het invoeren van gegevens uit inkomende post.
  • Geen tijdsrovende manuele tussenstappen.
  • Minder fouten bij het invoeren.
  • Vlotter, sneller en gemakkelijker informatie delen.
  • Dus, wat beloven we u?
    • Verhoog uw efficiëntie
    • Verbeter de kwaliteit van uw diensten
    • Verminder uw kosten
  • Kwaliteit van beelden en data
    • Wij nemen stalen van 3% van het totale volume om kwaliteitscontroles op uit te voeren. Zo gaan we na of de kwaliteit van onze diensten voldoet aan de service level agreement en norm van 99,7%. Die houdt in dat in 99,7% van de gevallen de metadata moet overeenstemmen met de informatie op het papieren document.
    • Schuine beelden worden automatisch gecorrigeerd.
  • ISO 9001/2000-certificaat
    • eXbo heeft een ISO 9001/2000-certificaat en is onderworpen aan verschillende interne en externe audits.
  • Service level agreement voor Digital Delivery
    • Elektronisch aanleveren bij bestemmeling van automatisch verzonden documenten: voor normale postitems vanaf 9 uur 's morgens op de dag van ontvangst bij De Post, voor aangetekende zendingen vanaf 11 uur 's morgens;
    • Aanleveren van papieren documenten (gescand of niet gescand): eerste werkdag na ontvangst bij De Post;
    • U ontvangt 100% van alle postdocumenten ook fysiek;
    • U ontvangt 100% van alle gescande documenten elektronisch;
    • Alle pagina's van een document worden gescand, wanneer mogelijk;
    • Toepassing heeft inzetbaarheid van 99%;
    • < 5% schuine beelden is toegestaan;
    • Aanleveren van fysieke post in gearchiveerde dozen: D+1;
    • Metadata van gescande documenten stemt in 99,7% van de gevallen overeen met originele informatie.

Case Study Digital Delivery

How customer satisfaction can be improved dramatically and efficiency can be boosted with a userfriendly document management solution.

  • Summary

    Challenge

    A company working with a reseller network signs up about 400.000* contracts a year, and faces problems as a result of unoptimized document management of these contracts.
    Problems were:

    • Customers contested they signed a contract. This resulted in:
      • cancellation of contracts because the contract could not be found,
      • and sometimes expensive court cases.
    • The company needed a more precise and transparent support for its commission calculation system.

    Approach

    The contracts were sent to our scan centre to be digitalised and entered into an CRM system, data, as well as images of the contract. The contract information is available to all parties and contesting a signed contract is no longer possible.

  • Background to the customer

    The company is a major telecom player, signing up contracts about 400.000*contracts a year in a widespread retail network all over the country, but with one central customer service.

  • Who was involved
    • De Post: weekly pick-up of contracts at dealers and transport to eXbo.
    • eXbo: scanning, archiving and sending information to customer.
    • Customer: preparing CRM software to integrate data image into CRMsystem.
  • The problems and how we tackled them
    • Centralisation of contracts from dealer network

      De Post and eXbo organise a weekly pick-up of contracts at dealers to transport them to the eXbo scan centre.

      Our customer doesn’t need to focus on a non-core activity. eXbo and De Post have a widespread transport network that efficiently manages this process.

    • Digitalisation of documents

      eXbo scans the contracts and indexes on card number and sends data image to CRM tool of customer.

      Data is indexed and can easily be linked to unique code (card number).

      Communication with the end consumer can now always be linked to this number, which will also allow to retrieve info efficiently.

    • Integration of data in CRM tool

      The data with list of activated cards is integrated in the CRM tool.

      Reporting on mismatching helps to save contracts otherwise "lost":

      • Search for missing contracts of activated cards can be started.
      • Overview of not activated cards, but contract in our possession: customer can be motivated to activate card.

      Customer care works efficiently with all information a few mouse clicks away: more calls can be dealt with in less time, customer satisfaction improves due to better service.

      Customer contests can easily be refuted, this results in important savings

      Lost or non activated contracts can be retrieved to activate anyway and increase customer satisfaction.

    • Archiving and availability

      Contracts are archived in a document management system offered by eXbo.

      Contracts are 24/7 available for customer care but also for lawyers, bailiff, etc.

      Documents can be accessed from various locations and by various stakeholders: time, efficiency gain as well as important savings.

  • Outcomes and impact

    Customer can fully focus on core activity.

    End consumer satisfaction is dramatically improved.

    Customer care and dispute handling process efficiency is boosted.

    Overall efficiency is improved by availability of documents.

    Major cost savings are realised.

    Before After
    Total yearly cost of contract management related problems: Total cost 1st year for new solution:
    180.000 EUR 100.000 EUR
    Savings 1st year : 45%

    For reasons of confidentiality the calculation was based on a fictitious number of documents. For a more precise calculation of what you can save with this solution, eXbo is more than happy to look at your particular situation and make a savings estimation.

  • What could we have done better?
    • Redesign contracts to make them more OCR-friendly.
    • Increase cost savings by optimising OCR.
  • Next steps
    • Direct sending of customer contracts from retailers to PO box for daily entry in system.
    • Add complaint management system to complete and optimise customer care doc mgmt.
    • Evaluate process regularly.
  • Key learning points

    Major cost savings can be realised by digitalisation.

    Customer satisfaction will dramatically increase.

    Other areas can always be improved – look further for other document flows to optimise your business.

  • Further information

    For more information, please contact Helena Verboven, Document Management Consultant, helena.verboven@exbo.be, 02/276 2395.

*For reasons of confidentiality the calculation was based on a fictitious number of documents.