Invoice Management

• Een toegewijd team staat in voor de dagelijkse verwerking van uw inkomende facturen. Vaak gebeurt dit nog handmatig waardoor het een tijdrovende, tijdkritische en dure activiteit is.
  Wist u dat u eenvoudig uw efficiëntie kunt verhogen en tegelijk kosten besparen?
• Door uw inkomende facturen optimaal te verwerken, verbetert u ook de relatie met uw leveranciers. Want het verwerken van uw inkomende facturen kan leiden tot dure, tijdrovende en vervelende discussies.
  Wist u bovendien dat de foutenmarge kan gereduceerd worden tot 3 per 1000 gevallen?

Overzicht van oplossingen Invoice Management

• eXbo herleidt de facturen van uw leveranciers naar zijn scancentrum, wat een grote impact heeft op levertermijn en kosten.
• eXbo scant dagelijks uw inkomende facturen. Via een innovatieve OCR-technologie worden gegevens, die men normaal manueel moet overtypen, automatisch herkend en gedigitaliseerd.
• Ons team van gespecialiseerde operatoren valideert de gescande data en corrigeert ontbrekende of foute informatie.
• Na de verwerking ontvangt u een digitale afbeelding van de factuur en een gevalideerd databestand. Deze data worden aangeleverd in het elektronische formaat van uw keuze en binnen een contractueel vastgelegde termijn.
• Het gegevensbestand is nu klaar voor upload in uw ERP-pakket voor verdere boekhoudkundige doeleinden.
• U kunt ook volgende opties kiezen:
  • Het gebruik van een gebruiksvriendelijke workflow om uw facturen te valideren.
  • Dematerialisatie van uw papieren facturen in een online elektronisch archiveringssysteem (de papieren documenten mogen ook vernietigd worden, afhankelijk van de wettelijke bepalingen ter zake).
  • Vergelijking van ontvangen facturen met bestaande contracten, bestellingen of leveringsnota's die al geïntegreerd zijn in uw ERP-systeem.

• Bespaar kosten en verhoog uw efficiëntie dankzij het automatiseren van standaardprocedures.
  • Nooit meer manueel inboeken, invoeren of kopiëren, geen fysieke distributie of archivering.
• Volledige traceerbaarheid.
  • Door de automatische archivering zijn uw facturen altijd in enkele muisklikken beschikbaar. Het valideringsproces gebeurt via e-mail of online, zodat u onmiddellijk elke factuur kunt controleren. Uw facturen kunnen dus niet meer verloren gaan en zijn altijd beschikbaar.
• Veel kortere levertijd.
  • Deze automatisering maakt het uitbetalingsproces voor uw boekhouding veel eenvoudiger. Uw facturen kunnen sneller verwerkt worden, waardoor u geniet van een beter cashflow management.
• Betere relaties met uw leveranciers.
  • De foutenmarge bij het verwerken van uw facturen wordt gevoelig gereduceerd. Valideren en betalen gebeurt efficiënter, waardoor u veel minder tijd moet spenderen aan het opvolgen van onenigheden met uw leveranciers. Dankzij een snelle en efficiënte verwerking kunt u genieten van de kortingen voor betalingen in cash.

Case Study Invoice Management

Increased organisational efficiency and cost savings with eXbo invoice management.

• Summary

  Challenge

  Our customer is an international group with HQ in Belgium receiving 14.000 invoices per year from its 3 working companies. The processing of the invoices was a decentralised manual and thus expensive process, which needed to be automated and optimised. Furthermore the company also wanted the invoices to be centrally available in digital form.

  Approach

  eXbo redesigned the invoice processing flow and implemented an outsourcing solution. All supplier invoices were rerouted to a PO box daily emptied by eXbo. eXbo's scan centre scans the invoices, captures the data, and prepares the data for integration into the customer's SAP system. The invoices are approved via an online approval system and documents are made available in a digital archive.

• Background to the customer

  Our customer is an international company regrouping her activities in 2 branches. It recently created a 3rd branch with a substantial real estate portfolio (residential, commercial, industrial and offices).

• Who was involved
  • De Post: supplier invoices are sent to a dedicated PO box and transported to eXbo.
  • eXbo: invoice scanning, data capturing and translation, archiving and sending information to customer.
  • Customer: preparing SAP software for invoice data integration, communication of new PO box address to suppliers, reducing/reconverting accounting FTEs.
• The problems and how we tackled them
  • Rerouting and transporting invoices to eXbo scan centre

    Customer communicates PO box address change to suppliers.

    De Post/eXbo organises a daily transport to its scan centre to start automation process.

    Our customer doesn't need to focus on a non-core activity.

    Reception and transport of invoices are efficiently managed at lower costs.

  • Digitalisation of documents

    eXbo scans the invoices and captures the relevant data.

    The data is validated by our specialist team, leading to a maximum error margin of 0,03%.

    The data is sent to the customer for integration in their SAP system.

    Data capture is automated and made available for further efficient processing and consulting.

    Data are sent to SAP system of customer for further processing.

  • Data Integration in SAP and document management system

    The relevant data per invoice can be integrated in SAP.

    Online approval system.

    Reporting and tracking for efficient management:

    • Disputes can easily be refuted by track & trace.
    • Bottlenecks are identified.

    Invoices are 24/7 available.

    Invoice processing is optimised and greatly reduced in costs.

    Documents can be accessed from various locations and by various stakeholders.

    Improved relation with suppliers and cash payment reduction possible due to faster payments.

• Outcomes and impact

  Customer can fully focus on core activity.

  Elimination of hard copies.

  Invoicing process efficiency is boosted.

  Overall organisation efficiency is improved by availability of documents.

  Potential for cash payment reduction.

  Major cost savings are realised.

  Before	After
  Total yearly cost of invoice processing:	Total cost 1st year of new solution:
  210.000 EUR	162.250 EUR
  Savings 1st year : 33%

  For reasons of confidentiality the calculation was based on a fictitious number of documents. For a more precise calculation of what you can save with this solution, eXbo is more than happy to look at your particular situation and make a savings estimation.

• What could we have done better?
  • Add other subsidiary to flows to increase centralisation, automation and savings.
  • Improve workflow monitoring.
• Next steps
  • Automate other document flows to take even more advantage of automation.
  • Evaluate process regularly.
  • Combine integration of electronic and paper invoices via the CertiOne Platform, a B2B consolidator platform from our sister company Certipostthat that allows you to exchange data with suppliers and customers guaranteeing authenticity whilst keeping integrity. This offers a unique solution for secured translation, integration and archiving for paper and electronic invoices.
• Key learning points - 100 words

  Major cost savings by digitalisation due to outsourcing, automation and full variable costing.

  Faster data processing results in cash payment reduction.

  Webbased archive and track & trace:

  • Always have all documents a few mouse clicks away.
  • Identify and reduce bottlenecks for invoice approval.

  Other areas can always be improved – look further for other document flows to optimise your business.

• Further information

  For more information, please contact Peter Hooghe, Document Management Consultant, peter.hooghe@exbo.be,
  02/276 2046.

*For reasons of confidentiality the calculation was based on a fictitious number of documents.